Abteilungen & Ansprechpartner

Damit die KI Anliegen an die richtigen Personen weitergibt — ob per Weiterleitung oder E-Mail — muss sie eure Zuständigkeiten kennen. Genau das sind Abteilungen.

Du findest sie unter Agents → Reiter „Abteilungen“.

Eine Abteilung anlegen

Pro Abteilung hinterlegst du:

Name und Beschreibung — z. B. „Heizung & Sanitär: Wartung, Reparatur, Notdienst“
Schlüsselwörter — Begriffe, an denen die KI das Anliegen erkennt („Heizung“, „Therme“, „kein warmes Wasser“)
E-Mail und Telefonnummer der Abteilung

Außerdem pro Abteilung einstellbar:

Erreichbarkeitsregel: „Nur während der Öffnungszeiten“ oder „rund um die Uhr“ — Letzteres z. B. für den Notdienst. Ist eine Abteilung gerade nicht erreichbar, sagt die KI das ehrlich, nennt den nächsten Öffnungszeitpunkt und nimmt einen Rückruf auf.
Routing-Strategie: Erst die Abteilungsnummer anrufen (deine Anlage verteilt selbst) — oder direkt die erste erreichbare Person.
Aktiv/Inaktiv: Deaktivierte Abteilungen sind für die KI unsichtbar, ohne dass du sie löschen musst.

Mitglieder

Zu jeder Abteilung gehören Personen — mit Name, E-Mail, Telefonnummer und Namensvarianten: Trägst du bei „Herr Maier“ auch „Meyer“ und „Mayer“ ein, findet die KI ihn unabhängig davon, wie Anrufende den Namen aussprechen.

Pro Mitglied siehst du eine Erreichbarkeits-Ampel (mit der Starface-Integration live aus der Telefonanlage) und kannst sie manuell übersteuern: „Immer erreichbar“, „Nie durchstellen“ oder automatisch. So klingelt es nie beim Kollegen im Urlaub.

Was die KI damit macht

Gezielte Weiterleitung: „Ich möchte mit Frau Huber sprechen“ → die KI kennt Frau Huber und ihre Nummer.
Intelligentes E-Mail-Routing: Im Modus „Abteilungen“ oder „Smart“ landet die Anruf-Zusammenfassung direkt beim zuständigen Postfach.
Auswertung: In der Anrufübersicht filterst du Anrufe nach Abteilung — und siehst, wo wie viel aufläuft.