Anrufe weiterleiten

Nicht jeder Anruf soll bei der KI bleiben: Notfälle, Stammkundschaft oder komplexe Anliegen stellt die KI direkt an dich oder dein Team durch.

Wann wird weitergeleitet?

Das entscheidet die KI anhand deiner Instruktionen — zum Beispiel: „Bei Wasserschäden oder Gasgeruch sofort weiterleiten.“ In den Abteilungen legst du zusätzlich fest, welche Anliegen zu welchen Personen gehören.

Einstellungen (Reiter „Technisches“)

Weiterleitungsnummer — das Standardziel, z. B. dein Handy
Weiterstellungszeit — wie lange es beim Ziel klingelt, bevor die KI das Gespräch zurücknimmt und stattdessen einen Rückruf aufnimmt. Der Standard (20 Sekunden) ist bewusst kürzer als typische Mailbox-Umleitungen — damit nicht deine Mailbox rangeht, während die KI noch wartet.
Anweisung für die Übergabe — was die KI vor dem Durchstellen klären soll (z. B. immer erst Name und Anliegen erfragen)
Angezeigte Rufnummer — was auf deinem Display erscheint: die Nummer der Anrufenden (du siehst sofort, wer dran ist), deine Shareflix-Nummer (du erkennst: „das kommt von der KI“) oder eine eigene Nummer deiner Wahl

Übergabe-Arten

Direkte Weiterleitung (Standard) — Shareflix baut die Verbindung zu deinem Anschluss auf und verbindet beide Seiten. Funktioniert mit jedem Telefon, ob Handy oder Festnetz; Anrufende hören währenddessen ein normales Freizeichen.

Begleitete Übergabe (Agentic Transfer) — die Königsdisziplin: Die KI ruft erst bei dir an und brieft dich wie eine gute Bürokraft — wer dran ist, worum es geht, was schon geklärt wurde. Erst wenn du übernimmst, verbindet sie das Gespräch; die Anrufenden bekommen vom Briefing nichts mit. Was die KI dir vorab mitgeben und klären soll, steuerst du über die eigene Übergabe-Anweisung — z. B. „Nenne immer Name, Adresse und ob es ein Notfall ist“. So gehst du nie blind in ein Gespräch, und wer nicht übernehmen kann, sagt der KI einfach ab — sie nimmt dann einen Rückruf auf. (Verfügbar je nach Tarif.)

Dabei eingebaut: eine Anrufbeantworter-Erkennung. Geht bei dir die Mailbox oder eine automatische Ansage ran, erkennt die KI das, legt auf, ohne etwas zu hinterlassen — und kümmert sich weiter um die Anrufenden, statt sie auf einer fremden Mailbox stranden zu lassen.

Nach der Übergabe: Privatsphäre

Sobald das Gespräch durchgestellt ist, klinkt sich die KI vollständig aus: Sie hört nicht mehr mit, und das Gespräch zwischen dir und der Kundschaft wird nicht transkribiert oder aufgezeichnet. Was ihr besprecht, bleibt unter euch.

Und die direkte Weiterleitung hat eine Nachkontrolle: Kurz nach der Übergabe prüft das System, ob die Verbindung wirklich zustande kam — wenn nicht, meldet sich die KI zurück („Die Weiterleitung hat leider nicht funktioniert — darf ich einen Rückruf ausrichten?“) statt die Anrufenden in einer stillen Leitung hängen zu lassen.